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¿Por qué falla la distribución de productos?

¿Por qué falla la distribución de productos?

Si ofreces servicios de entrega puerta a puerta es clave que te preguntes ¿Por qué fallan las entregas? De esta manera podrás identificar cuáles son los problemas que afectan la calidad de tu servicio. 

Más allá de querer solucionar todos los inconvenientes que pueden afectar la operación logística de tu empresa, esta pregunta te ayudará a conocer cómo son tus procesos, anticipar inconvenientes y desarrollar un plan de contingencia que te permita accionar a tiempo.

Los problemas en los procesos de entrega reflejan un servicio ineficaz y, es bien sabido, que la falta de fiabilidad ocasiona la pérdida de valiosos clientes. Pero sin llegar al extremo, los fallos también afectarán los costos de toda la operativa, ya que necesitarás de personal para gestionar los reclamos, conductores para realizar el retiro y reenvío de los productos, más los gastos relacionados con el transporte, entre otras cuestiones.

Entonces, se verán afectados los costos y los valores del servicio que ofreces a tus clientes.

¿Es efectivo tu servicio de distribución?

Hay cuatro aspectos que tu cliente tendrá en cuenta a la hora de evaluar tu servicio: 

  • Cumplimiento de fecha y horario
  • Integridad y seguridad del producto
  • Atención y trato recibido
  • Costo

Ofrecer un servicio de calidad implica cumplir con cada uno de estos aspectos. No obstante, son diferentes los motivos que pueden imposibilitar que cumplas con cada uno de estos aspectos.

Los problemas en la distribución física de productos

Algunas de las fallas más comunes en el proceso de distribución son las siguientes:

Fallos operacionales

Como retrasos al recoger y entregar la mercadería debido al tráfico vehicular no planeado o el corte de calles en la ruta de distribución. También puede deberse a la falta de personal/transportistas, fallas técnicas de los vehículos, entre otros.

Falta de comunicación con los conductores 

La imposibilidad de comunicarse o contar con información en tiempo real hará que sea imposible recoordinar viajes, avisar de la ausencia del cliente o actualizar cualquier información relevante para el cumplimiento de la ruta. Además, esto provocará que el área de atención al cliente no pueda dar respuesta a la consulta o reclamo del cliente hasta tanto no termine la jornada laboral.

Difícil acceso a datos históricos

Sin información acerca del proceso logístico no es posible crear un plan de contingencia para afrontar posibles inconvenientes.

Ausencia de supervisión

La falta de supervisión de los procesos operativos por parte de un responsable impide identificar aquellas actividades o fases del proceso que suelen ralentizar toda la operatoria, generando retrasos y tiempos muertos.

Falta de planificación

La ausencia de planificación en las tareas operativas del día y en las rutas de transporte impide que el trabajo se realice con eficiencia, provocando el desperdicio de recursos.

Falta de soporte tecnológico

Los procesos manuales de ciertas tareas operativas, como el registro escrito en papel de la entrega realizada o contactar al cliente en lugar de que reciba automáticamente una notificación,  tienen un alto porcentaje de error. Además, hacen que el trabajo realizado sea menos eficiente.

Ausencia de registros

No solicitar la conformidad por parte del cliente puede desencadenar en una importante pérdida de dinero, al tener que gestionar una devolución o reponer un producto frente al reclamo injustificado de un cliente. Es preciso contar con un registro digital de la operatoria, como los formularios digitales, para probar que el producto ha sido entregado en perfectas condiciones y bajo los términos acordados. 

Cualquiera de estas problemáticas impide que puedas brindar un servicio de entrega puerta a puerta de calidad. Identificar estas problemáticas en tu operativa de distribución logística y contar con un software logístico, como el de Persat, te permitirá reaccionar a tiempo frente a los posibles imprevistos. 

Formularios de entrega para identificar mejoras

Formularios de entrega para identificar mejoras

Si ofreces servicios de logística o te dedicas al reparto de mercadería debes saber que el proceso de entrega de pedidos involucra diferentes etapas. Las operaciones están relacionadas tanto a la recepción del pedido y su preparación como a la comprobación, por parte del cliente final, de la correcta recepción.

Una vez que el cliente realiza la compra, la logística se ocupa de garantizar que el producto llegue a destino de manera eficiente. Para la empresa de transporte el proceso no acaba con la planificación de unas rutas óptimas y el despacho de la mercadería. La comprobación de las condiciones de entrega también es una instancia fundamental del proceso, que muchas veces es olvidada.

¿Por qué registrar las condiciones de la entrega de productos?

Una vez que la mercadería es distribuida en el transporte y la ruta con los destinos es asignada, el conductor pasa a ser la cara visible de nuestro servicio. En este sentido, es quien asume la responsabilidad de hacer la entrega del producto en perfecto estado para cerrar el ciclo de la experiencia de compra del cliente.

Además de tener un registro que constate que la entrega ha sido realizada satisfactoriamente, es decir, que ya está en manos del cliente, validar esta información nos permite asegurarnos un registro histórico fehaciente de las operaciones. Esto nos servirá para identificar los motivos de nuestras fallas e identificar potenciales mejoras. Además, contaremos con pruebas que respalden nuestro accionar para evitar posibles fraudes o intentos de estafa.

¿Cómo se validan las condiciones de entrega de un pedido?

Aquí es cuando entran en escena los formularios de entrega o formularios digitales personalizados. A través de estos documentos el conductor deja constancia de la entrega del producto. Para respaldar esta información es posible, por ejemplo, solicitar al cliente final su firma o adjuntar fotografías.

Con Persat es posible convertir los formularios en papel a versión digital gracias a la multiplicidad de opciones de personalización que ofrece el software. De esta manera, el conductor podrá gestionar cómodamente los registros de la entrega de mercadería desde su teléfono móvil.

¿Qué registrar en un formulario digital de entrega?

Cada empresa tendrá una necesidad diferente en cuanto al registro de la información. Ya que esta estará atada al tipo de actividad comercial, al tipo de mercadería y un proceso logístico específico. Es decir, no es lo mismo repartir productos de una tienda de ecommerce, que hacer entrega de una máquina reparada. Es posible que, en este último caso, el cliente deba constatar el correcto funcionamiento del equipo antes de dar su consentimiento.

Con Persat la información de registro solicitada en el formulario podrá configurarse según la necesidad de cada empresa. Los campos de texto, botones o listas desplegables serán los registros que el conductor complete mientras entrega el producto. Estos podrán definirse con ciertas condiciones, como la obligatoriedad de la validación. También será posible especificar una base de datos para seleccionar, por ejemplo, un número de serie de una lista desplegable.

Asimismo, el conductor podrá recibir por medio del formulario digital, además de la información del pedido, indicaciones o las condiciones específicas de entrega, como el pago contra entrega, por ejemplo. 

Por último, todas estas condiciones de registro podrán ser guardadas en un tipo de formulario específico para su posterior reutilización. Lo mejor es que con Persat podrás crear y activar tu mismo estos modelos de registro sin necesidad de contactar al área de soporte.

¿Cómo sacar partido de los formularios de entrega?

Procesando todos los datos registrados para convertirlos en información útil. Es decir, en información que nos indique qué procesos de nuestro servicio están fallando y cuáles podemos mejorar.

Con el registro histórico de los datos, mediante los formularios digitales, y el módulo de reportes de Persat será más fácil definir estrategias y tomar decisiones que nos ayuden a mejorar nuestro servicio.

¿Cómo crear una hoja de ruta óptima?

¿Cómo crear una hoja de ruta óptima?

Si ofreces servicios de logística o te encargas de la entrega de productos, a diario te enfrentas al desafío de encontrar la ruta más óptima para que la mercadería llegue a destino de manera eficiente. ¿Cierto?

Para ello necesitas desarrollar una planificación que contemple todos los recursos y los diferentes aspectos del sistema de distribución. De tal manera que puedas satisfacer con tus servicios las necesidades de los clientes, pero sin descuidar los costos. ¿Cómo hacerlo?

Conoce los factores que intervienen en la planificación 

Para planificar una hoja de ruta óptima debes considerar tus recursos, pero también muy variados aspectos. Estos van a depender del tipo de operaciones logísticas que desarrolles. En líneas generales, podemos nombrar:

  • Cantidad y tipos de vehículos (flota propia o subcontratada)
  • Capacidad de carga de cada vehículo (Peso y volumen)
  • Personal disponible (Despacho y choferes)
  • Tiempo de servicio (carga y descarga)
  • Cantidad y tipo de mercadería a gestionar
  • Puntos de origen y destino (Fábrica, almacén, comercio, entre otros)
  • Destinos y zonas (Horarios con restricciones de acceso, ventana horaria del cliente)

Con todo ello, puedes diseñar las rutas de reparto. No obstante, en la medida que el volumen de pedidos se incremente, la complejidad de esta tarea también lo hará. Así, las probabilidades de fallar en la planificación manual se incrementarán, al igual que el costo de la tarea, debido al uso de recursos humanos para llevarla a cabo.

Por esta razón, las empresas optan cada vez más por implementar un software de ruteo como el que ofrece Persat.

Descubre las actualizaciones del software de ruteo de Persat

El planificador de rutas de Persat es una solución accesible para que las empresas de distribución simplifiquen la complejidad de los procesos logísticos. Con Persat es posible optimizar la operativa logística, centralizar la información y mejorar las comunicaciones.

Recientemente, Persat presentó una serie de actualizaciones orientadas a la gestión de entregas. Su nuevo módulo permite crear hojas de ruta óptimas desde una nueva perspectiva. Ahora, es posible definir la planificación a partir de diferentes condiciones asignadas a los pedidos. ¿Cómo?

Paso a paso: Crea una hoja de ruta con Persat

El nuevo módulo de gestión de entregas permite desarrollar la planificación logística en 5 simples pasos. 

  • Importar
  • Entregas
  • Ruteo
  • Calendario
  • Reporte 

En la sección Importar se debe subir un archivo con los pedidos de entrega. Por ejemplo, este archivo puede descargarse de nuestro ERP o sistema de facturación.

El archivo debe contener información como número de entrega, nombre del contacto, teléfono, email, dirección, peso o volumen de cada artículo, tiempo de servicio, horario de atención, nombre de etiqueta y hasta se puede incluir información adicional de lo que se debe realizar en cada destino. Por ejemplo, cobrar en efectivo.


Cuando finaliza el proceso de carga del archivo a Persat, debemos dirigirnos a la sección Entregas. Desde esta vista Lista se pueden consultar y gestionar todas las entregas cargadas en Persat.

Asimismo, es posible ver las entregas georeferenciadas desde la vista Mapa.

En esta sección es posible gestionar los pedidos. Por ejemplo, se puede filtrar por la etiqueta “Mercado Libre” para identificar los artículos que deben entregarse en el día. También es posible realizar búsquedas avanzadas. Estas nos permiten filtrar por el estado de la entrega (No finalizada, Finalizada con desvío, Finalizada) y por diferentes etiquetas.

Una vez que tenemos todos los destinos elegidos sobre el mapa, se seleccionan y se envían al ruteador. Así, las entregas pasan a la sección de Ruteo.

Allí, se elige la estrategia de ruteo y se definen variables como Cantidad de Rutas, Horario de inicio y fin, Tipo de optimización, entre otras. Hecho esto se calculan las Rutas automáticamente y, desde la misma pantalla, se asignan a un vehículo.

Por su parte, el conductor solo deberá ingresar desde su móvil a la app de Persat para visualizar la ruta del día. Ingresando a cada destino podrá ver el detalle de la entrega, además de registrar información.

Por ejemplo, en la sección Resultados, el chofer podrá realizar una devolución. Allí puede indicar, por ejemplo, el importe cobrado, el método de pago, puede adjuntar una foto o registrar una firma digital. Aquí se indica el estado de la entrega. 

Asimismo, es posible acceder a la base de datos de los productos transportados para buscar el número de bulto que no se pudo entregar (ya sea porque el producto estaba dañado o se despachó por error)

A su vez, en la plataforma web, es posible visualizar las devoluciones del conductor en tiempo real.

Finalmente, en la sección Reporte es posible descargar un informe para entregar al cliente o para llevar un control de los propios KPIs de logística.

¿Qué es un software de ruteo de transporte?

¿Qué es un software de ruteo de transporte?

Los software de ruteo de transporte, también conocidos como sistema de optimización de rutas, son soluciones tecnológicas para crear rutas óptimas. En este sentido, optimizar significa seleccionar, entre las muchas alternativas existentes, la mejor ruta.

En la logística de distribución, esto significa escoger la ruta más eficiente con relación a los costos. Ya que se deben considerar diferentes variables. El objetivo de optimizar una ruta va más allá de reducir las distancias o encontrar el trayecto más corto.

¿Cómo funciona un optimizador de rutas de transporte?

Estos sistemas funcionan mediante algoritmos, que gestionan una gran cantidad de datos, para obtener como resultado rutas óptimas. Para que esto ocurra el usuario del software debe dar una serie de indicaciones previas: 

  • Cantidad de destinos
  • Direcciones
  • Horarios
  • Cantidad de vehículos disponibles
  • Estrategia de optimización

Con todo ello, el sistema será capaz de crear rutas optimizadas y repartir los destinos entre cada vehículo de la forma más eficiente, entre otras tareas. Hoy en día, muchos de estos sistemas también permiten administrar las entregas, enviar notificaciones automáticas al cliente sobre su envío, registrar información mediante formularios digitales y controlar la ubicación de los vehículos en tiempo real.

¿Por qué usar un software de ruteo de transporte?

En primer lugar, utilizar un software de ruteo de transporte hará que nuestro nivel de servicio de entregas mejore. Ya que estaremos agilizando los tiempos de entrega, mejorando la comunicación con el cliente y asegurándonos de ser capaces de cumplir con la planificación del día.

Segundo, estos sistemas nos garantizan no estar perdiendo dinero en las instancias del proceso logístico. Es decir, con trayectos más cortos se reducirá el consumo de combustible, se reducirán los costos del transporte subcontratado y con la automatización de los procesos, se reducirá el tiempo utilizado en la gestión de las entregas y la planificación de las rutas.

A su vez, esto nos dará la capacidad de adquirir aún más clientes. Dado que podremos incrementar la cantidad de pedidos tomados y trabajar con precios competitivos.

Finalmente, con un software de ruteo de transporte podremos obtener la información de todas las operaciones digitalizada. De esta manera, es posible realizar proyecciones y decidir en el corto plazo, tomando acciones preventivas.

¿Cuándo usar un software de ruteo de transporte?

Aunque todavía se cree que los sistemas de ruteo están destinados a las grandes empresas, el desarrollo de la tecnología y el auge del comercio electrónico han modificado esta tendencia. Desde hace algunos años, los software de ruteo están disponibles para las pequeñas y medianas empresas. Ya no es necesario operar con grandes volúmenes y a gran escala para implementarlos.

De hecho, una empresa con 4 vehículos comienza a presentar falencias cuando la operación logística es gestionada sin recursos tecnológicos. En el largo plazo, esto puede provocar la pérdida de clientes y, en consecuencia, el cierre del negocio.

La mayoría de los software de ruteo de transporte funcionan en la nube, lo que simplifica aún más su acceso. Ya que no es necesario invertir en hardware para implementarlos. Empresas como Persat ofrecen su servicio a empresas de logística, distribuidores y fabricantes para que puedan gestionar el transporte de la manera más óptima.

Los KPIs en logística: ¿Cómo calcularlos?

Los KPIs en logística: ¿Cómo calcularlos?

¿Qué son los KPIs en logística?

KPI son las siglas de Key Performance Indicator, en español, indicador clave de desempeño o rendimiento. Los KPIs ofrecen valores relacionados con objetivos previamente definidos. Con ellos, será posible medir si las acciones desarrolladas en el área logística están colaborando o no en el cumplimiento de los objetivos propuestos. En conclusión, con los KPIs es posible cuantificar y evaluar el rendimiento de las actividades realizadas.

Con KPIs es posible conocer el estado actual de una situación y definir el curso de las acciones futuras. Para ello, estos valores se deben monitorear con cierta frecuencia a fin de detectar fallas y realizar acciones correctoras cuando sea necesario. En el área logística, esto solo es posible realizarlo por medio de sistemas informáticos, dada la complejidad de las operaciones. 

Los KPIs de la gestión de inventarios, almacenamiento o compras, no serán los mismos que los KPIs de la distribución o el transporte. Por ello, es importante poder diferenciar en nuestra empresa cada una de las fases del proceso logístico y sus tareas. Inclusive, si la empresa solo ofrece el servicio de reparto, aunque sea pequeña, utilizar KPIs es necesario para poder tomar decisiones que colaboren en el desarrollo eficiente del servicio.

Para este tipo de empresas los KPIs que no pueden faltar son los relacionados con el  transporte y la gestión de los pedidos. A continuación, presentamos algunos ejemplos de los KPIs de logística y explicamos cómo calcularlos.

KPIs de Transporte

Están relacionados con la gestión eficiente de la flota.

  • Costo promedio del transporte

Se calcula sumando los gastos mensuales relacionados con el transporte (costo de combustibles, peajes, estacionamiento, mantenimiento de los vehículos, planificación de rutas, sueldo de los conductores, etc.) dividido la cantidad de viajes realizados en el mes. Así, es posible controlar los gastos realizados, analizar su evolución y proyectar los costos.

  • Costo por kilómetro

Los costos de transporte de cada vehículo se dividen entre los kilómetros recorridos por cada uno.

  • Carga del vehículo

Se divide la cantidad total de los productos cargados en un vehículo entre los costos de ese vehículo. Así, es posible identificar si la cantidad de productos que transporta un vehículo es rentable o no. De esta manera, sabrás cuál es el mínimo de unidades que debe transportar cada vehículo.

  • Repartos realizados

Este KPI se obtiene dividiendo la cantidad de entregas realizadas en un mes entre la cantidad de entregas reales solicitadas ese mes. Así, se obtiene el porcentaje de entregas realizadas y se conocen las que todavía están pendientes.

KPI de Gestión de Pedidos

Miden los recursos empleados para realizar las entregas y la eficiencia con la que se gestionan los pedidos.

  • Costo de la gestión de pedidos

Se calcula sumando todos los gastos asociados a un pedido (recepción del paquete, embalaje, carga en sistema, etc.) desde la recepción, pasando por la preparación, hasta la entrega al cliente final. Luego, este valor se divide entre la cantidad total de pedidos. 

  • Tiempo de preparación de pedidos

El total de horas dedicadas a la preparación de los pedidos, dividido entre la cantidad total de pedidos preparados. Así, es posible conocer el tiempo que se tarda en esta tarea.

  • Entregas exitosas

Se divide el número de entregas exitosas (entregas completas y en buenas condiciones) entre las entregas totales realizadas.

  • Entregas fallidas

Este porcentaje se obtiene dividiendo la cantidad de entregas que no pudieron realizarse exitosamente entre el número de entregas totales. Este KPI nos permite medir en el tiempo si la calidad de nuestro servicio está mejorando o disminuyendo.

Estos son solo algunos de los KPI logísticos que una empresa dedicada al reparto de productos puede implementar para mejorar su eficiencia. Sin embargo, cada empresa debe establecer sus propios indicadores.

A pesar de la simplicidad que puede aparentar el cálculo de cada uno de estos indicadores, la tarea de registro para obtenerlos y el seguimiento de los mismos no es algo tan sencillo. Si no se cuenta con un sistema informático, como el que ofrece Persat, obtener estos valores de forma manual puede ser casi imposible. El uso de recursos y tiempo para llevar estos registros puede resultar poco rentable, inclusive para las pequeñas empresas con bajo volumen de entregas.