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Cultura paperless: logística sin papeles

Cultura paperless: logística sin papeles

¿Qué es paperless?

Paperless es un término que hace referencia a la disminución del uso del papel en las organizaciones mediante la digitalización de los documentos. En los últimos años, esta tendencia fue favorecida por el uso de los sistemas de información, el uso de internet y el desarrollo del comercio electrónico, donde las transacciones ya no requieren el uso de papel.  

Aunque la cultura paperless no está completamente establecida, muchas organizaciones adoptaron sus principios en las áreas administrativas contables, por ser las actividades que más papel utilizan.

¿Cómo beneficia el paperless a las empresas?

A simple vista, podemos afirmar que uno de los mayores beneficios de la digitalización en las empresas es la reducción de los gastos ocasionados por la compra de insumos. Además de los costos del papel, se debe considerar el mantenimiento de las impresoras, el consumo de electricidad y la tinta.

También, se debe tener en cuenta el tiempo que el personal utiliza en imprimir, archivar y buscar documentos impresos que muchas veces se extravían o quedan traspapelados. Otro beneficio visible es el espacio físico que quedará disponible sin mobiliario de archivo, en caso que se disminuya la utilización de papel.

Pero además de lo mencionado, es importante destacar que digitalizar la documentación hace que la información sea más accesible, esto es así debido a que el almacenamiento digital permite que los documentos sean encontrados más fácilmente y que la información pueda consultarse con mayor velocidad. 

En definitiva, integrar soluciones tecnológicas en las empresas ahorra costos, aumenta la productividad de las personas involucradas y ofrece una visión más certera del negocio.

Cabe destacar, que la cultura paperless no solo trae beneficios a las empresas. A largo plazo, la no utilización de papel será beneficioso para el medioambiente. Si la deforestación para la fabricación de papel disminuye, se reducirán los desechos, y el impacto ambiental que ocasionan será menor.

¿Cómo implementar la cultura paperless?

Los principios del paperless pueden aplicarse en las diferentes áreas que componen una organización, siempre que la legislación vigente lo permita. Sin embargo, la implementación no solo dependerá de que la ley no exija documentación impresa, también influye el tipo de actividad que desarrolle la empresa. 

En Argentina, si bien la implementación obligatoria de la factura electrónica contribuyó a la reducción del papel, todavía son muchas las empresas que continúan emitiendo documentos en papel porque son necesarios en otros procesos.

Esta situación se presenta muchas veces en las pequeñas y medianas empresas que se ocupan del transporte y distribución de mercancías porque la preparación y despacho de los productos está mediada por remitos impresos en papel. Estos remitos no solo se utilizan para verificar los pedidos, sino también para planificar la hoja de ruta del día y asignar los destinos a los transportistas.

Los remitos en papel, que muchas veces también se utilizan para solicitar la firma de conformidad al cliente final, pasan a ser responsabilidad del transportista que luego tendrá que devolverlos para ser controlados y archivados. En este proceso manual es donde suelen perderse y traspapelarse las órdenes de entrega.   

Paperless en el área logística

Hoy, existen varios sistemas de información que permiten manejar la documentación de manera digital, ya sea desde una computadora o un teléfono móvil. Para el caso de las empresas que realizan distribución de última milla, Persat ofrece un sistema que permite georreferenciar pedidos en un mapa digital para calcular rutas óptimas y asignar los recorridos. 

De esta manera, las empresas podrán asignar los recorridos a los transportistas para que éstos los consulten desde su teléfono móvil sin necesitar del papel. La digitalización de los remitos de entrega también permitirá que los clientes firmen sobre la pantalla del teléfono la correcta recepción de la compra y que automáticamente la empresa se informe del estado de la entrega. 

En definitiva, adquirir una cultura paperless hará que la empresa se transforme digitalmente para ser más ágil y competitiva.

E-logística: La logística del ecommerce

E-logística: La logística del ecommerce

E-logística es el término que se utiliza para designar a todas las operaciones, tanto físicas como digitales, que un ecommerce debe realizar cuando un usuario en internet realiza una compra. Es decir, e-logística es el nombre que recibe la logística del comercio electrónico.

En este sentido, si nos centramos en la logística de las ventas de productos físicos en internet, de tipo B2C (Negocio a Cliente o Business to Consumer), aparece necesariamente el intercambio electrónico de datos, que va desde el marketing digital para atraer al cliente, hasta la entrega del producto en una ubicación específica, pasando por la transferencia de fondos y los sistemas de administración del stock, entre otros.

Puede decirse que la e-logística, al igual que la logística de cualquier empresa, refiere a los procesos que intervienen en la satisfacción de la demanda del mercado, desarrollando procesos eficientes que permitan reducir los costos de la actividad, sin descuidar la calidad del producto y servicio.

Sin embargo, el intercambio entre usuario y empresa a través de internet demanda que se consideren nuevos aspectos, diferentes a los que presenta la actividad logística de tipo tradicional.

Características de la e-logística

La e-logística se caracteriza principalmente por la centralización e intercambio de información mediada por la tecnología para coordinar todos los aspectos de la cadena de suministros. Diferentes sistemas de información son los que permiten a los ecommerce implementar procesos de facturación, pagos, embalaje, avisos de entrega y distribución, con el objetivo de entregar los productos en tiempo y forma.

En resumen, la e-logística se caracteriza por la automatización de los procesos logísticos mediante la utilización de sistema de información. 

Diferencia con la logística tradicional

Aunque la logística abarque diferentes aspectos de la relación entre producción y mercado, en lo referido a la distribución, el comercio electrónico cambió completamente la forma de intercambio entre empresa y consumidor. Hoy, los productos deben inventariarse al llegar a depósito, a diferencia de los bultos que se entregaban antes, donde los comercios locales despachaban los artículos individualmente.

Disponer de la información de los productos agilizó los procesos de embalaje y etiquetado, reduciendo los tiempos de entrega. De esta manera, se interpreta que la logística deja de ser tradicional al contar con información para acortar el tiempo y distancia que separa al producto del consumidor.

Herramientas de gestión logística

Las herramientas informáticas que se pueden implementar en un ecommerce son variadas y dependen del área donde se requiera automatizar los procesos. Sin embargo, la optimización de las tareas de transporte y distribución pueden hacer una gran diferencia en la reducción de los costos.

La distribución implica la utilización de vehículos y personal, lo que de ser mal gestionado, puede ocasionar la pérdida de dinero, tiempo y reducir la calidad del servicio, ocasionando la insatisfacción de los clientes.

Por eso, es importante conocer las alternativas que ofrece el mercado para optimizar las actividades de distribución. Con un sistema de generación automática de rutas óptimas que permita la gestión de entregas con información en tiempo real, es posible acortar las distancias, reducir los tiempos de entrega y mantener informado al cliente final.  

Para estas tareas Persat ofrece un sistema de ruteo orientado al transporte y logística de las PyMes. Su sistema permite planificar recorridos óptimos y conocer la ubicación de los vehículos. Además, tiene integrada una aplicación móvil para enviar los recorridos al teléfono de cada conductor. Con esta app el transportista puede adjuntar fotos, registrar la firma del cliente y confirmar el estado de las entregas en tiempo real.

En este nuevo escenario, se vuelve imprescindible integrar la información en tiempo real en toda la cadena de suministro, y particularmente en la distribución, para brindar un servicio de calidad que satisfaga al consumidor.

En conclusión, la logística del comercio electrónico tuvo que adoptar sistemas de información para afrontar las demandas de la compra virtual. Entre ellas, desarrollar la capacidad de agilizar los tiempos de despacho para poder realizar las entregas en el día, y buscar la optimización de los recursos móviles para poder ofrecer el envío a un precio accesible para el consumidor final, acorde al valor del producto individual.

Software de ruteo para pequeñas empresas: Variables para una ruta de reparto óptima

Software de ruteo para pequeñas empresas: Variables para una ruta de reparto óptima

Te contamos cuáles son las variables que influyen en la planificación de rutas de reparto óptimas y porque es importante tenerlas en cuenta.

Cuando se habla de crear una ruta de reparto, lo primero que se piensa es en las aplicaciones de navegación del tipo Google Maps, muy utilizada por los pequeños proveedores logísticos de tipo 1PL.

En la categoría 1PL se encuentran las empresas que no contratan proveedores logísticos externos, porque cuentan con una pequeña flota de móviles y son ellas mismas quienes realizan el servicio de transporte hasta su cliente. Aunque también podríamos incluir entre los usuarios de este tipo de aplicaciones, a los proveedores 2PL, empresas que proveen a un tercero el servicio de transporte o distribución mediante su flota, como agente externo de la empresa contratante.

Aunque este tipo de aplicaciones de navegación es utilizada por las pequeñas empresas porque permite incluir varios destinos en un mismo trayecto y optimizar los recorridos, la creación de las rutas de reparto requiere de múltiples variables, y por lo tanto, de una capacidad de análisis que sólo puede obtenerse con la utilización de los software de ruteo.

Se debe tener en cuenta que las rutas de reparto forman parte de la denominada logística externa de una empresa y son una variable que no se debe descuidar ya que está directamente asociada a la calidad del servicio que se brinda, además de influir en la reducción o aumento de los costos de entrega.

Por estos motivos, las empresas que se ocupan del transporte y distribución de bienes, ya sea propios o de terceros, deberían prestar especial atención a las variables que intervienen en la creación de las rutas de reparto y no solo a la optimización de las distancias en los trayectos.

Contemplar todas las variables es posible gracias a la tecnología, ya que para desarrollar una planificación manual que sea verdaderamente óptima se requiere de una gran inversión de tiempo y capital humano.

Variables de una ruta de reparto

Planificar las rutas de reparto de última milla es una tarea que aumenta en complejidad en la medida en que se deban considerar sus diferentes variables:

  • Las unidades disponibles de la flota vehicular y el personal.
  • La cantidad de pedidos o entregas.
  • La cantidad de destinos y ventanas horarias.
  • La ubicación de los puntos de partida y llegada.
  • El tiempo de reparto: tiempo de transporte entre los destinos y tiempo usado en la descarga de la mercadería.

Un software de ruteo no solo busca planificar de manera eficiente los trayectos, sino que también tiene en cuenta todas estas variables para optimizar los recorridos y la utilización de los recursos, reduciendo el kilometraje de los vehículos, el uso de combustible y de personal.

Otro de los motivos que vuelve indispensable el uso de los software de ruteo para la creación de los recorridos, es poder ubicar masivamente sobre un mapa los puntos de entrega para la creación de los recorridos.

Hoy en día existen software generadores de rutas de reparto a partir de la utilización de los remitos o constancia de entregas. Es el caso de Persat, que permite cargar masivamente las coordenadas a partir de los datos exportados de otro sistema, como puede ser un ERP de facturación.

Mediante la georreferenciación automática de longitud y latitud, obtenida de los mismo remitos que recibirá el conductor, Persat crea automáticamente las rutas. Esta es una de las grandes ventajas que ofrecen los software generadores de rutas respecto a las aplicaciones de navegación nombradas al inicio. Un punto importante a tener en cuenta para la adquisición de un software de ruteo, es saber si la planificación de las rutas requiere o no, que las direcciones estén previamente registradas en el sistema.

Además de simplificar la actividad operativa de la generación de rutas, Persat ofrece una aplicación móvil para que cada conductor reciba en su teléfono la ruta asignada junto con un detalle de los requisitos del cliente, para que el mismo conductor pueda informar en tiempo real el estado de cada entrega, satisfaciendo la necesidad de comunicación a nivel empresa-cliente.

Además de generar recorridos óptimos, los software generadores de rutas, muchas veces ofrecen el servicio de monitoreo vehicular como es el caso de Persat, para visualizar en tiempo real la ubicación de los vehículos. Esto agiliza la comunicación empresa-conductor e incrementa la capacidad de resolver posibles incidencias de una manera más ágil.

La implementación de un software de ruteo, no solo ahorra tiempo y recursos, también genera otros beneficios como la mejora en las comunicaciones, y en consecuencia, mejora la capacidad de brindar un buen servicio.

Aunque muchas veces se piense que el uso de los software de ruteo es una necesidad de las grandes empresas, por el volumen y la complejidad de sus operaciones, las pequeñas empresas no deben descuidar la logística por considerar que son pocas las variables que intervienen en su actividad.

Un software como el de Persat es ideal para optimizar las rutas de reparto y simplificar la logística de distribución de todo tipo de empresas, independientemente del nivel de complejidad y el volumen de las entregas. Con Persat los operadores logísticos 1PL y 2PL, pueden considerar las diferentes variables de una ruta de reparto y mejorar ampliamente la calidad del servicio de distribución que ofrecen.

Software para entregas de mercadería: un factor de éxito comercial

Software para entregas de mercadería: un factor de éxito comercial

Te contamos porqué es importante la digitalización de los procesos logísticos y cómo esto influye en la estrategia comercial del negocio

El crecimiento exponencial de la venta online, impulsado por la pandemia, demuestra el acelerado avance hacia una sociedad más digitalizada. Según la Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE), en los primeros 6 meses del 2020, la facturación del e-commerce en la Argentina creció el 106% en comparación al mismo período del 2019.

Las cifras demuestran que cada vez son más los comercios y los usuarios que venden y compran productos por internet, convirtiendo las transacciones digitales en el método de compra preferido de los consumidores.

Este crecimiento plantea un nuevo escenario para las empresas, dónde la cara visible del negocio deja de ser el espacio físico, y pasa a ser la logística. Cumplir con los tiempos de entrega y facilitar información sobre el estado de la compra, son parte de una buena gestión logística, cuando se busca brindar al cliente una experiencia de calidad y ganar su confianza para que vuelva a comprar en el futuro.

Con el incremento de las transacciones digitales la logística adquiere una mayor relevancia, convirtiéndose en una parte indispensable de la estrategia comercial de cualquier negocio en línea.

E-commerce y una nueva demanda: la e-Logística

El comercio electrónico, también llamado e-commerce, comercio por Internet o comercio en línea, hace referencia a la compra y venta de bienes y servicios a través de internet. De la mano de este método de compra surge el término e-Logística o logística electrónica, que es el nombre que reciben las operaciones electrónicas y físicas realizadas por las empresas para poder llevar a cabo las transacciones del comercio electrónico.

Aunque la e-logística abarca el procesamiento completo de las transacciones, como la recepción del pedido, la gestión del almacenamiento, el inventario, el empaque, el transporte y la entrega, en los últimos años una variedad de aplicaciones para la logística de última milla se han desarrollado para facilitar la distribución de los bienes.

Estas aplicaciones para entregas de mercadería son capaces de georreferenciar los pedidos en un mapa, planificar rutas óptimas y enviar notificaciones automáticas a los compradores, de modo de mantener una comunicación transparente y gestionar las expectativas de los clientes.

Para los operadores logísticos de última milla, la agilidad en las entregas y la capacidad de resolver incidencias, ante volúmenes de servicio cada vez más altos, son puntos de diferenciación frente a la competencia.

De esta manera, los proveedores logísticos hoy se encuentran con la necesidad de:

  • Optimizar los tiempos de entrega.
  • Realizar el seguimiento en tiempo real de las entregas.
  • Monitorear los recorridos para reaccionar con rapidez ante los incidentes.
  • Reducir los costos que involucra la distribución de última milla.

Aplicaciones para entregas de mercadería de última milla

Las aplicaciones de despacho de mercadería con Geocodificación, vienen a simplificar la generación de rutas óptimas. Este tipo de aplicaciones permite la carga masiva de órdenes de entrega y la posterior conversión de los datos (calle, altura, localidad, provincia, país) en coordenadas geográficas, de latitud y longitud, para ubicar los puntos de entrega sobre un mapa.

Estas aplicaciones que trabajan con Inteligencia Artificial son capaces de contemplar la cantidad de vehículos disponibles, el tamaño de los paquetes, las condiciones de entrega, las ventanas horarias, las zonas de carga y descarga, entre otros factores. Al configurar estas variables y tener los pedidos georreferenciados, sólo resta crear rutas óptimas de distribución en cuestión de minutos y asignar los recorridos a los conductores.

Además de simplificar los procesos de trabajo, algunas aplicaciones de entrega de mercadería proporcionan visibilidad en tiempo real de los vehículos y sus recorridos, porque permiten mantener informados a los clientes sobre el estado de los envíos a partir de los eventos registrados por los conductores.

El uso de aplicaciones que simplifican la incorporación de tecnología en los procesos logísticos acelera la evolución digital en las organizaciones y beneficia, no solo al e-commerce, sino a todos los comercios que realizan distribución.

Con este escenario, es indispensable que los operadores logísticos de última milla inviertan en tecnología para la logística de distribución, si quieren estar a la altura de las demandas del comercio electrónico, hoy centrado en la satisfacción al cliente.