+ 54 11 4504 5300 info@persat.com.ar
Equipos de Ventas: Reportes de Check Me

Equipos de Ventas: Reportes de Check Me

Dentro de los Procesos de Venta se han desarrollado algunas técnicas formales para ordenar de manera eficiente la realización de las diferentes actividades.

Estas herramientas tecnológicas buscan optimizar y generar el éxito en los procesos de ventas. Teniendo acceso a recursos que nos van a permitir ajustar las estrategias comerciales.

El reporte permite evaluar el desempeño de la estrategia, ayuda tomar decisiones tanto al cliente como a nosotros como empresa. Esto es algo vital para el desarrollo de la estrategia, al haber miles de opciones, es responsabilidad de ustedes como empresa, hacer una evaluación de las posibles herramientas y que sean eficientes

Reporte en Persat Web

Para poder ver en Persat Web los fichajes realizados por los vendedores se deberá ingresar a Rastreo en el sub módulo de reportes .y contarás con toda la información respecto a la performance de tu Equipo de Ventas

  • Centraliza toda la información de los usuarios en una exclusiva banco de información
  • Mejora la eficacia.
  • Convierte los datos en información servible. 
  • Posibilita la segmentación de usuarios por zonas con mapas de calor según la última interacción con el cliente.
  • Mayor personalización. 
  • Gestión más dominada. 
  • Incrementa la posibilidad de retener usuarios o aumentar su consumo

Visualización en el Mapa del Recorrido del Equipo de Venta

(Además, si hace click en el texto «Ver» dentro de Persat, podrá observar en la pantalla el recorrido que realizó el celular el día seleccionado)

¿Cuáles son las Ventajas de un CRM con Sistema de Ruteo? 

Un CRM contribuye a tu compañía a repartir los procesos obsoletos y el esfuerzo manual para que tu negocio logre seguir. La interfaz organiza las cuentas y a los contactos de forma alcanzable, en el mismo instante, acelerando y haciendo más fácil el desarrollo de ventas. 

  • Planifique trabajos georreferenciados y supervise desde reportes automáticos todas las actividades de su equipo.
  • Parte de visita digital
  • Registro de Oportunidades de Venta
  • Recordatorios
  • Histórico de visitas en puntos de venta
Fijación de objetivos para equipo comercial y análisis de embudo de ventas

Fijación de objetivos para equipo comercial y análisis de embudo de ventas

Dentro del Proceso de Venta se han desarrollado algunos procedimientos formales para ordenar de manera eficiente la realización de las diferentes actividades.

Conozca cómo clasificar sus cuentas, cómo trabajar con ellas y cómo administrar Pipelines.

1. Objetivos del Proceso Profesional de Venta

  • Organizar de manera eficiente las actividades de venta. Clasificar sus cuentas le permite establecer el valor relativo que tiene cada una de las organizaciones que usted visita, con base en factores que son importantes para su negocio.
  • Garantizar que se está utilizando el tiempo con sabiduría, empleando la cantidad de tiempo correcta con cada tipo de organización.
  • Asegurar que usted tiene suficientes oportunidades en su pipeline para cumplir o exceder sus objetivos de volumen e ingresos.
  • Convertir prospectos en clientes más rápidamente.

2. Definiciones y Términos usados

2.1 Proceso de venta

Secuencia de pasos que emprende el vendedor para tratar con un comprador potencial y que tiene por objeto producir alguna reacción deseada en el cliente (usualmente la compra).

2.2 Pipeline

Término en ingles, que se traduce como “Embudo de ventas” y se utiliza para referirse a las fases del proceso la venta. El Pipeline o Embudo de Ventas es una poderosa herramienta que permite realizar previsiones de ventas más precisas y realistas. Le ayudará al vendedor a definir dónde se encuentra cada Oportunidad dentro de su proceso comercial.

2.3 Fase

El estado de una oportunidad en el proceso de ventas.

2.4 Cuenta

Una organización que tiene el potencial de hacer negocios con su empresa (Prospecto) o que actualmente está haciéndolos (Cliente).

2.5 Oportunidad

Es el potencial dentro de una Cuenta, para un evento generador de ingresos (venta de productos o servicios).

2.6 Clasificación

Refiere a la acción de ordenar algo por clases o grupos según un determinado criterio.

3. Fases del Pipeline

A continuación, se detallan las fases más frecuentes en el proceso de venta. Usted puede definir las fases que mejor se ajusten a su proceso de ventas.

3.1 – FASE 1: Prospección

La fase de prospección o exploración se da cuando nos enteramos de que un cliente potencial existe. Esta fase consiste en la búsqueda de nuevas Cuentas respondiendo a la pregunta: ¿Quiénes pueden ser nuestros futuros clientes?

3.2 – FASE 2: Acercamiento previo

Consiste en la obtención de información más detallada de cada una de las Cuentas para adaptar las acciones de venta a sus particularidades.

Esta fase involucra un proceso de dos etapas:

  • Etapa 1.- Investigación

A partir de la investigación, se concluye si la Cuenta podría requerir nuestros productos y/o servicios para así contactarla o si deberíamos descartarla.

  • Etapa 2.- Clasificación de las Cuentas para la elaboración de listas y la organización del trabajo diario.

Las Cuenta se clasifican asignándoles una “Etiqueta de filtro” con el objetivo de agruparlas en base a los factores que el vendedor considera importantes. Esto ayudará a distribuir su tiempo de forma eficiente, al dedicar sus esfuerzos en base a la cantidad de tiempo, la frecuencia  y el número de visitas requeridos por organizaciones de diferente valor.

Ejemplos de criterios para clasificar:

– Potencial de compra

– Tamaño de la organización (Grande/ Mediana/ Chica)

– Rubro o segmento

La clasificación tiene el objetivo de ordenar las Cuentas de acuerdo a la importancia y prioridad que tienen para su negocio.

3.3 – FASE 3: Propuesta Comercial

Esta fase comienza cuando nuestro cliente potencial manifiesta su interés o necesidad en nuestros productos. Aquí, es dónde el vendedor realiza la propuesta comercial y presenta el presupuesto.

3.4 – FASE 4: Negociación

Una vez realizada la propuesta comercial, el vendedor realiza el seguimiento de la Oportunidad y comienzan las negociaciones para el cierre de la venta.

4. El Proceso de Venta (Estudio del Pipeline)

El proceso de venta se concentra en Oportunidades, una misma Cuenta puede tener más de una oportunidad. De este modo es posible manejar cada Oportunidad con su propio proceso de venta.

El Proceso de Venta consta de fases por las cuales debe avanzar cada oportunidad. Una forma de hacerlo puede ser contestando preguntas o cumpliendo objetivos que definan su situación.

Ejemplo de objetivos por fase:

4.1 Ejemplo práctico

Un vendedor envía una campaña de 10.000 mails.

1. Un 2% de los mails son leídos y respondidos.

Obtenemos 200 Oportunidades en la Fase 1

2. El vendedor investiga, clasifica todas las oportunidades, pero logra contactar solo al 50% de aquellos que respondieron los mails.

Obtenemos 100 Oportunidades en la Fase 2

3. De los contactos realizados (por teléfono, mail o reunión) el 50% era un interlocutor válido y está dispuesto a recibir un presupuesto o nos da información para poder hacerlo.

Obtenemos 50 Oportunidades en la Fase 3

4. El 10% de esas propuestas comerciales pasan al cierre de venta.

Obtenemos 5 Oportunidades en la Fase 4

Finalmente, se convierte el 100% de las Oportunidades en la fase de cierre y obtenemos 5 clientes.

Podemos ver que solo un porcentaje (%) de las Oportunidades que avanzan pueden llegar a ser clientes. Por lo que la cantidad de Oportunidades en la fase subsiguiente es menor, pero con mayor probabilidad de ser Cliente. Es por esto, que para mantener el proceso de forma eficiente, cada fase debe ser alimentada.

¿Cuántos nuevos prospectos se necesitan conseguir para que uno de ellos termine comprando? ¿Cuántas ofertas se deben lanzar para que una se convierta en una venta?

Podemos utilizar los siguientes porcentajes para conocer cuál es el número esperado de cierres, en un periodo, dada una determinada cantidad de Oportunidades en el pipeline. O para calcular, cuantas Oportunidades es conveniente tener cargadas en cada fase para lograr el objetivo de ventas (cantidad de cierres).

Retomando los probabilidades de pasar de fase del ejemplo anterior, 50%,50%,10%,100%.

Si tiene 200 Oportunidades en Fase 1                   = 200 x 50% x50% x10% x100%=5

Si tiene 100 Oportunidades en Fase 2                   = 100 x 50% x10% x100%= 5

Si tiene 50 Oportunidades en Fase 3                     = 50 x 10% x100%= 5

Si tiene 5 Oportunidades en Fase 4                       = 5 x 100% = 5

Número Total de Oportunidades en Pipeline    = 355

Número esperado de cierres                                =20

Esta distribución permite localizar dónde está el problema con su gestión si lo hubiere y poder corregirlo.

4.2 Análisis del Pipeline

Ejemplo sobre los diferentes estados del Pipeline y causas posibles.

Además de este análisis, el Pipeline puede brindarle a gerentes o supervisores del área de ventas, reportes para analizar:

  • Razones por las que se gana y se pierden las oportunidades.
  • Progreso de las oportunidades en relación con el proceso de venta.
  • Desempeño de los mejores vendedores / canales de venta.
  • Control del seguimiento de las oportunidades y la gestión de la venta.
  • Proyecciones de cierres de ventas para la toma de medidas correctivas.
Hoja de Ruta para Equipo de Ventas , planificación optima de visitas y recorridos

Hoja de Ruta para Equipo de Ventas , planificación optima de visitas y recorridos

Casos de uso del módulo de Hoja de ruta para equipo de vendedores.

El módulo de Hoja de ruta con Inteligencia artificial, es ideal para generar las rutas de su equipo comercial de forma automática. 

Según la estrategia de cada empresa, los rutas pueden ser creadas por el supervisor, el gerente de venta, o el mismo vendedor, si es que tiene permisos para tal fin.

Una vez asignada la ruta, cada vendedor podrá visualizarla desde su dispositivo móvil.

En el siguiente video, se explica cómo.
El video tiene sonido

Profesionalización de las ventas, herramientas y procedimientos

Profesionalización de las ventas, herramientas y procedimientos

Ventas orientadas al cliente

Las condiciones actuales del mercado plantean un panorama cada vez más competitivo para las empresas, que deben afrontar el desarrollo acelerado de la oferta en productos y servicios. Bajo esta situación, las expectativas del cliente pasan a ser el centro de atención de las empresas, que buscan alinear su gestión, sus decisiones y sus acciones a satisfacer las expectativas que tienen sus clientes.

A partir de esta idea, se presenta el concepto “fidelización del cliente”, que en marketing refiere al fenómeno por el cual un público determinado permanece fiel a la compra de un producto concreto, de una marca concreta, de una forma continuada o periódica.

“Fidelizar es convertir cada venta en el principio de la siguiente y conseguir una relación estable y duradera con los consumidores finales de los productos y servicios que se venden.” 

La idea de fidelizar está relacionada con la preocupación empresarial de lograr satisfacer los deseos y necesidades de sus clientes, y afrontar el aumento de las exigencias que hoy en día plantean los compradores, debido a una mayor información disponible y mayores posibilidades de experiencias de compra que ofrece el mercado.

“Ventas orientadas al cliente” pasa a ser el enfoque que en el último tiempo ha logrado imponerse como estrategia de negocio para muchas empresas.

El vendedor profesional

La adopción de este concepto de marketing en las organizaciones y la multiplicación de opciones en productos y servicios que ofrece el mercado, han producido un cambio en la orientación del proceso de venta y han conducido a una profesionalización en el ámbito comercial. Hay una nueva manera de vender, basada en el estudio de las necesidades, deseos y satisfacción de expectativas de los clientes, viene acompañada del concepto “marketing relacional”.

“El marketing relacional abarca las actividades de marketing que tienen el fin de generar relaciones rentables con los clientes, a partir del diseño de estrategias y acciones destinadas a facilitar la interacción con los mismos y brindarles una experiencia memorable.”

En esta línea, el vendedor se concibe como un profesional y un consultor de marketing, con el principal objetivo de satisfacer las necesidades de sus clientes a través de los productos y/o servicios que comercializa, buscando establecer relaciones a largo plazo. Este auténtico vendedor profesional sabe que la venta, no solamente es el momento del cierre, sino que es la consecuencia de la sucesión de acciones para llegar a ese cierre. Por eso, debe concentrarse en comprender totalmente el punto de vista del cliente, intercambiando información y escuchando, para lograr adaptar su propuesta y presentación de venta a las circunstancias.

Escuchar es tan importante como conocer el producto que se está vendiendo. Solo escuchando y realizando tareas de registro de información el vendedor podrá determinar con exactitud cuales son las necesidades insatisfechas, lograr que el cliente tome conciencia de ellas y convencerlo de que el producto o servicio ofrecido es la elección más adecuada para satisfacerlas. Este método permite lograr una buena relación vendedor-cliente basada en la retroalimentación y la comprensión de las exigencias y preocupaciones de cada comprador.

Aunque este trabajo sólo pueda imaginarse en el nivel comercial de los pequeños negocios, porque exige el empleo de mucho tiempo por parte del vendedor para familiarizarse y lograr construir relaciones personales estrechas con sus clientes, la sistematización de tareas y procesos, junto con el desarrollo acelerado de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, han logrado que la proximidad con el cliente sea posible.

¿Cómo lograrlo?

Así como la tecnología y la comunicación han acompañado la evolución de nuevos esquemas de consumo y producción, también lo han hecho con las metodologías de trabajo.

El marketing relacional enfocado en las relaciones con los clientes, junto a herramientas informáticas para el procesamiento de datos, dieron origen al surgimiento de herramientas para la gestión de las relaciones con los clientes. La clave para profesionalizar la fuerza de venta, está en tener las herramientas indispensables para “fidelizar a los clientes”. 

Módulos y su utilización

Persat ofrece un software en la nube con diversas herramientas, para cubrir de manera integral las necesidades logísticas específicas de las empresas del sector. Desde formularios digitales, que permiten registrar la firma del cliente o adjuntar fotos, para enviar a la oficina desde el teléfono móvil, hasta un CRM para registrar notas, conversaciones, preferencias y gestionar las relaciones con los clientes de manera eficiente.

Gestión de clientes (CRM)

El módulo Gestión de clientes de Persat, permite gestionar las relaciones, accediendo a las fichas de datos de los clientes desde el teléfono móvil, en cualquier momento y desde cualquier lugar. El profesional puede disponer de información actualizada en tiempo real.

Esta herramienta permite registrar todas las actividades que se mantienen con los clientes para lograr contactos más fluidos y personalizados. Se puede consultar antes, en cada nueva visita, un historial de las conversaciones, los intereses del cliente, sus preferencias, etc. Esta actividad, por simple que parezca, permite conocer a los clientes y establecer relaciones más cercanas, hacerse de una buena imagen y derivar en un futuro, en una recomendación.

Formularios Digitales 

El módulo Formularios Digitales de Persat , fue pensado para que el profesional pueda acceder desde su teléfono móvil o tablet, a los presupuestos cargados, los partes de visita con las tareas y contactos realizados, o a formularios de relevamiento de información.

Estos formularios, permiten adjuntar fotos y registrar la firma del cliente. Pueden además brindar información en tiempo real sobre la tarea realizada, ya que finalizado el trabajo y las tareas del formulario, es automáticamente recibido por la administración.  

Los formularios digitales pueden personalizarse a modo de Presupuestos, con el objetivo de realizar un seguimiento sobre las ofertas comerciales abiertas (negociación en curso), ganadas o perdidas (negociación cerrada). Esta información le permite a la gerencia tomar decisiones y a los supervisores, identificar oportunidades de negocio y anticiparse, hacer proyecciones de ventas y tomar medidas correctivas que permitan alinear las tareas a los objetivos pautados.

Los formulario también pueden ajustarse a modo de Encuestas, para relevar información y reclasificar clientes.

Esta versatilidad de los formularios digitales permite generar reportes de todo tipo de información, con gráficos de fácil lectura. El profesional cuenta de esta manera con una herramienta de análisis y supervisión del trabajo realizado.

En el siguiente artículo se listan algunos ejemplos de formularios utilizados por equipos de vendedores:
Recomendaciones para equipos de ventas

 Hoja de Ruta (Clientes georreferenciados)

El módulo Hoja de Ruta de Persat, ofrece la posibilidad de visualizar sobre un mapa toda la cartera de clientes. Esto facilita la planificación y creación de hojas de ruta por ubicación o zonas geográficas. La hoja de ruta se asigna al profesional, en una fecha determinada, con la posibilidad de poder modificarla y reutilizarla.

Planificar el trabajo con hojas de ruta permite optimizar los tiempos del recorrido diario que realiza el comercial, además de asegurar el cumplimiento de las visitas pautadas, así como cumplir con la frecuencia de visita en cada cliente (clientes que se visitan cada 15 días, cada 30 días, etc). A la vez que se obtienen recomendaciones automáticas, graficadas sobre el mapa, para indicar visitas pendientes y no descuidar ningún proceso de venta ya iniciado.

La digitalización de los presupuestos y la hoja de ruta, le permite a los profesionales economizar los tiempos de planificación y lograr una organización eficiente.

Reportes

Contar con datos no es lo mismo que contar con información ya procesada. Persat busca simplificar los procesos más complejos, los que requieren más tiempo y recursos, análisis y control, para ver los aciertos y errores que permitan al profesional mejorar continuamente.

Así, se desarrolló un módulo de reportes automáticos con gráficos de rápida lectura para que el profesional pueda tener una visión general de su empresa, y también la posibilidad de navegar en búsqueda de información específica y lograr consultar el detalle de cada trabajo, logrando tener un completo control sobre el negocio.

Data Studio, Reporte Tablero de Control para Vendedores Viajantes y Comerciales

Data Studio, Reporte Tablero de Control para Vendedores Viajantes y Comerciales

Métricas recomendables para toda empresa que cuente con vendedores en calle

En este artículos les mostraremos como en tres pasos de configuración podrán generar un excelente tablero de control para analizar la información de su empresa.

Los pasos son:
 – Configurar un «Parte de visita» que completarán los vendedores al visitar a cada cliente

– Plantilla en Google SpreadSheet para descargar la información de Persat

– Tablero de control en Google Data Studio

Parte de Visita

El modelo de parte de visita pretende relevar la información básica sobre la actividad comercial. Les dejamos a el modelo a continuación:

Plantilla en Google SpreadSheets

Los datos que se van recopilando en Persat, deben ser descargados y copiados a una planilla de SpreadSheets, que a su vez hará de base de datos para los reportes de DataStudio.
Les dejamos una captura de pantalla a modo de ejemplo, pero es simplemente descargar la información de Persat y copiar-pegar en un Spreadsheet.

Reporte en Google Data Studio

Finalmente, con la herramienta de DataStudio se pueden crear reportes a medida vinculados al Spreadsheet que creamos en el paso anterior.
Les acercamos un ejemplo de métricas de interés general para cualquier empresa con Vendedores de calle. 

No duden en escribirnos para que los ayudemos, así como también pueden descargarse estos ejemplos para usarlos como plantillas y armarse sus propios reportes: Link

Artículos relacionados: Introducción a Google Data Studio