¿Qué es paperless?
Paperless es un término que hace referencia a la disminución del uso del papel en las organizaciones mediante la digitalización de los documentos. En los últimos años, esta tendencia fue favorecida por el uso de los sistemas de información, el uso de internet y el desarrollo del comercio electrónico, donde las transacciones ya no requieren el uso de papel.
Aunque la cultura paperless no está completamente establecida, muchas organizaciones adoptaron sus principios en las áreas administrativas contables, por ser las actividades que más papel utilizan.
¿Cómo beneficia el paperless a las empresas?
A simple vista, podemos afirmar que uno de los mayores beneficios de la digitalización en las empresas es la reducción de los gastos ocasionados por la compra de insumos. Además de los costos del papel, se debe considerar el mantenimiento de las impresoras, el consumo de electricidad y la tinta.
También, se debe tener en cuenta el tiempo que el personal utiliza en imprimir, archivar y buscar documentos impresos que muchas veces se extravían o quedan traspapelados. Otro beneficio visible es el espacio físico que quedará disponible sin mobiliario de archivo, en caso que se disminuya la utilización de papel.
Pero además de lo mencionado, es importante destacar que digitalizar la documentación hace que la información sea más accesible, esto es así debido a que el almacenamiento digital permite que los documentos sean encontrados más fácilmente y que la información pueda consultarse con mayor velocidad.
En definitiva, integrar soluciones tecnológicas en las empresas ahorra costos, aumenta la productividad de las personas involucradas y ofrece una visión más certera del negocio.
Cabe destacar, que la cultura paperless no solo trae beneficios a las empresas. A largo plazo, la no utilización de papel será beneficioso para el medioambiente. Si la deforestación para la fabricación de papel disminuye, se reducirán los desechos, y el impacto ambiental que ocasionan será menor.
¿Cómo implementar la cultura paperless?
Los principios del paperless pueden aplicarse en las diferentes áreas que componen una organización, siempre que la legislación vigente lo permita. Sin embargo, la implementación no solo dependerá de que la ley no exija documentación impresa, también influye el tipo de actividad que desarrolle la empresa.
En Argentina, si bien la implementación obligatoria de la factura electrónica contribuyó a la reducción del papel, todavía son muchas las empresas que continúan emitiendo documentos en papel porque son necesarios en otros procesos.
Esta situación se presenta muchas veces en las pequeñas y medianas empresas que se ocupan del transporte y distribución de mercancías porque la preparación y despacho de los productos está mediada por remitos impresos en papel. Estos remitos no solo se utilizan para verificar los pedidos, sino también para planificar la hoja de ruta del día y asignar los destinos a los transportistas.
Los remitos en papel, que muchas veces también se utilizan para solicitar la firma de conformidad al cliente final, pasan a ser responsabilidad del transportista que luego tendrá que devolverlos para ser controlados y archivados. En este proceso manual es donde suelen perderse y traspapelarse las órdenes de entrega.
Paperless en el área logística
Hoy, existen varios sistemas de información que permiten manejar la documentación de manera digital, ya sea desde una computadora o un teléfono móvil. Para el caso de las empresas que realizan distribución de última milla, Persat ofrece un sistema que permite georreferenciar pedidos en un mapa digital para calcular rutas óptimas y asignar los recorridos.
De esta manera, las empresas podrán asignar los recorridos a los transportistas para que éstos los consulten desde su teléfono móvil sin necesitar del papel. La digitalización de los remitos de entrega también permitirá que los clientes firmen sobre la pantalla del teléfono la correcta recepción de la compra y que automáticamente la empresa se informe del estado de la entrega.
En definitiva, adquirir una cultura paperless hará que la empresa se transforme digitalmente para ser más ágil y competitiva.
