Métricas recomendables para toda empresa que cuente realice Entregas y/o reparto
En este artículos les mostraremos como en tres pasos de configuración podrán generar un excelente tablero de control para analizar la información de su empresa.
Los pasos son: – Configurar un “Parte de entrega” que completarán los choferes al visitar a cada cliente
– Plantilla en Google SpreadSheet para descargar la información de Persat
– Tablero de control en Google Data Studio
Parte de Entrega
El modelo de parte de entrega pretende relevar la información básica sobre la actividad logística. Les dejamos a el modelo a continuación:
Plantilla en Google SpreadSheets
Los datos que se van recopilando en Persat, deben ser descargados y copiados a una planilla de SpreadSheets, que a su vez hará de base de datos para los reportes de DataStudio. Les dejamos una captura de pantalla a modo de ejemplo, pero es simplemente descargar la información de Persat y copiar-pegar en un Spreadsheet.
Reporte en Google Data Studio
Finalmente, con la herramienta de DataStudio se pueden crear reportes a medida vinculados al Spreadsheet que creamos en el paso anterior. Les acercamos un ejemplo de métricas de interés general para cualquier empresa con Choferes.
No duden en escribirnos para que los ayudemos, así como también pueden descargarse estos ejemplos para usarlos como plantillas y armarse sus propios reportes: Link
Métricas recomendables para toda empresa que cuente con técnicos en calle realizando service o reparaciones
En este artículos les mostraremos como en tres pasos de configuración podrán generar un excelente tablero de control para analizar la información de su empresa.
Los pasos son: – Configurar una “Orden de trabajo” que completarán los técnicos al visitar a cada cliente
– Plantilla en Google SpreadSheet para descargar la información de Persat
– Tablero de control en Google Data Studio
Orden de Trabajo
El modelo de Orden de Trabajo pretende asignar y relevar solo la información básica. Les dejamos a el modelo a continuación:
Plantilla en Google SpreadSheets
Los datos que se van recopilando en Persat, deben ser descargados y copiados a una planilla de SpreadSheets, que a su vez hará de base de datos para los reportes de DataStudio. Les dejamos una captura de pantalla a modo de ejemplo, pero es simplemente descargar la información de Persat y copiar-pegar en un Spreadsheet.
Reporte en Google Data Studio
Finalmente, con la herramienta de DataStudio se pueden crear reportes a medida vinculados al Spreadsheet que creamos en el paso anterior. Les acercamos un ejemplo de métricas de interés general para cualquier empresa con Técnicos de calle.
No duden en escribirnos para que los ayudemos, así como también pueden descargarse estos ejemplos para usarlos como plantillas y armarse sus propios reportes: Link
Te comentamos los procesos laborales que pueden ser llevados a cabo con la implementación de la herramientas de software en los equipos de técnicos de campo
Persat ofrece un software en la nube con diversas herramientas, para cubrir de manera integral las necesidades logísticas, específicas de las empresas del sector. Desde formularios digitales, que permiten registrar la firma del cliente o adjuntar fotos del trabajo realizado, para enviar a la oficina con solo un click desde el teléfono móvil, hasta un calendario para la coordinación de los turnos de trabajo, que brinda la posibilidad de visualizar rápidamente los servicios no realizados para asignarlos nuevamente en el día.
Gestión de clientes (CRM)
El módulo Gestión de clientes de Persat, permite gestionar las relaciones, accediendo a las fichas de datos de los clientes desde el teléfono móvil, en cualquier momento y desde cualquier lugar. El profesional puede disponer de información actualizada en tiempo real.
Esta herramienta permite registrar todas las actividades que se mantienen con los clientes para lograr contactos más fluidos y personalizados. Se puede consultar antes, en cada nueva visita, un historial de las conversaciones, los intereses del cliente, sus preferencias, etc. Esta actividad, por simple que parezca, permite conocer a los clientes y establecer relaciones más cercanas, hacerse de una buena imagen y derivar en un futuro, en una recomendación.
Formularios Digitales
El módulo Formularios Digitales de Persat , fue pensado para que el profesional pueda acceder desde su teléfono móvil o tablet, y pueda completar planillas como informes, constancias, entre otros.
Estos formularios, permiten adjuntar fotos y registrar la firma del cliente. Pueden además brindar información en tiempo real sobre el servicio realizado, ya que finalizado el trabajo, la orden o formulario digital, es automáticamente recibido por la administración.
Los formularios digitales, permiten generar reportes con gráficos de fácil lectura. El profesional cuenta de esta manera con información sobre los trabajos realizados en cada cliente, y la posibilidad de acceder a todas las órdenes de trabajo digitalizadas, para hacer una búsqueda rápida sin tener que revisar papeles.
Calendario de Coordinación
El módulo Calendario de Coordinación de Persat, funciona como una agenda que facilita a la administración. Permite planificar trabajos repetitivos u ocasionales y luego asignarlos como órdenes de trabajo a cada profesional.
Ofrece además la posibilidad de mover los servicios ya asignados, de un profesional a otro, con un simple movimiento del mouse, arrastrando la orden de trabajo sobre el calendario. Así, permite recoordinar los trabajos, en el caso de que se creen nuevos espacios de tiempo libre derivados de una finalización temprana de los servicios, o una cancelación.
Para una coordinación eficiente, esta herramienta contiene filtros para visualizar los clientes por delegación o zona geográfica.
Este calendario además, puede visualizarse en diferentes vistas, como días, semanas o meses.
Todo esto, en conjunto con la digitalización de las órdenes de trabajo y la hojas de ruta, le permite a los profesionales, economizar los tiempos de planificación y lograr una organización eficiente.
Modelo sugerido para la configuración de la OT
Reportes
Contar con datos no es lo mismo que contar con información ya procesada. Persat busca simplificar los procesos más complejos, los que requieren más tiempo y recursos, análisis y control, para ver los aciertos y errores que permitan al profesional mejorar continuamente.
Así, se desarrolló un módulo de reportes automáticos con gráficos de rápida lectura para que el profesional pueda tener una visión general de su empresa, y también la posibilidad de navegar en búsqueda de información específica y lograr consultar al detalle cada trabajo, logrando tener un completo control sobre su negocio.
Dentro del Proceso de Venta se han desarrollado algunos procedimientos formales para ordenar de manera eficiente la realización de las diferentes actividades.
Conozca cómo clasificar sus cuentas, cómo trabajar con ellas y cómo administrar Pipelines.
1. Objetivos del Proceso Profesional de Venta
Organizar de manera eficiente las actividades de venta. Clasificar sus cuentas le permite establecer el valor relativo que tiene cada una de las organizaciones que usted visita, con base en factores que son importantes para su negocio.
Garantizar que se está utilizando el tiempo con sabiduría, empleando la cantidad de tiempo correcta con cada tipo de organización.
Asegurar que usted tiene suficientes oportunidades en su pipeline para cumplir o exceder sus objetivos de volumen e ingresos.
Convertir prospectos en clientes más rápidamente.
2. Definiciones y Términos usados
2.1 Proceso de venta
Secuencia de pasos que emprende el vendedor para tratar con un comprador potencial y que tiene por objeto producir alguna reacción deseada en el cliente (usualmente la compra).
2.2 Pipeline
Término en ingles, que se traduce como “Embudo de ventas” y se utiliza para referirse a las fases del proceso la venta. El Pipeline o Embudo de Ventas es una poderosa herramienta que permite realizar previsiones de ventas más precisas y realistas. Le ayudará al vendedor a definir dónde se encuentra cada Oportunidad dentro de su proceso comercial.
2.3 Fase
El estado de una oportunidad en el proceso de ventas.
2.4 Cuenta
Una organización que tiene el potencial de hacer negocios con su empresa (Prospecto) o que actualmente está haciéndolos (Cliente).
2.5 Oportunidad
Es el potencial dentro de una Cuenta, para un evento generador de ingresos (venta de productos o servicios).
2.6 Clasificación
Refiere a la acción de ordenar algo por clases o grupos según un determinado criterio.
3. Fases del Pipeline
A continuación, se detallan las fases más frecuentes en el proceso de venta. Usted puede definir las fases que mejor se ajusten a su proceso de ventas.
3.1 – FASE 1: Prospección
La fase de prospección o exploración se da cuando nos enteramos de que un cliente potencial existe. Esta fase consiste en la búsqueda de nuevas Cuentas respondiendo a la pregunta: ¿Quiénes pueden ser nuestros futuros clientes?
3.2 – FASE 2: Acercamiento previo
Consiste en la obtención de información más detallada de cada una de las Cuentas para adaptar las acciones de venta a sus particularidades.
Esta fase involucra un proceso de dos etapas:
Etapa 1.- Investigación
A partir de la investigación, se concluye si la Cuenta podría requerir nuestros productos y/o servicios para así contactarla o si deberíamos descartarla.
Etapa 2.- Clasificación de las Cuentas para la elaboración de listas y la organización del trabajo diario.
Las Cuenta se clasifican asignándoles una “Etiqueta de filtro” con el objetivo de agruparlas en base a los factores que el vendedor considera importantes. Esto ayudará a distribuir su tiempo de forma eficiente, al dedicar sus esfuerzos en base a la cantidad de tiempo, la frecuencia y el número de visitas requeridos por organizaciones de diferente valor.
Ejemplos de criterios para clasificar:
– Potencial de compra
– Tamaño de la organización (Grande/ Mediana/ Chica)
– Rubro o segmento
La clasificación tiene el objetivo de ordenar las Cuentas de acuerdo a la importancia y prioridad que tienen para su negocio.
3.3 – FASE 3: Propuesta Comercial
Esta fase comienza cuando nuestro cliente potencial manifiesta su interés o necesidad en nuestros productos. Aquí, es dónde el vendedor realiza la propuesta comercial y presenta el presupuesto.
3.4 – FASE 4: Negociación
Una vez realizada la propuesta comercial, el vendedor realiza el seguimiento de la Oportunidad y comienzan las negociaciones para el cierre de la venta.
4. El Proceso de Venta (Estudio del Pipeline)
El proceso de venta se concentra en Oportunidades, una misma Cuenta puede tener más de una oportunidad. De este modo es posible manejar cada Oportunidad con su propio proceso de venta.
El Proceso de Venta consta de fases por las cuales debe avanzar cada oportunidad. Una forma de hacerlo puede ser contestando preguntas o cumpliendo objetivos que definan su situación.
Ejemplo de objetivos por fase:
4.1 Ejemplo práctico
Un vendedor envía una campaña de 10.000 mails.
1. Un 2% de los mails son leídos y respondidos.
Obtenemos 200 Oportunidades en la Fase 1
2. El vendedor investiga, clasifica todas las oportunidades, pero logra contactar solo al 50% de aquellos que respondieron los mails.
Obtenemos 100 Oportunidades en la Fase 2
3. De los contactos realizados (por teléfono, mail o reunión) el 50% era un interlocutor válido y está dispuesto a recibir un presupuesto o nos da información para poder hacerlo.
Obtenemos 50 Oportunidades en la Fase 3
4. El 10% de esas propuestas comerciales pasan al cierre de venta.
Obtenemos 5 Oportunidades en la Fase 4
Finalmente, se convierte el 100% de las Oportunidades en la fase de cierre y obtenemos 5 clientes.
Podemos ver que solo un porcentaje (%) de las Oportunidades que avanzan pueden llegar a ser clientes. Por lo que la cantidad de Oportunidades en la fase subsiguiente es menor, pero con mayor probabilidad de ser Cliente. Es por esto, que para mantener el proceso de forma eficiente, cada fase debe ser alimentada.
¿Cuántos nuevos prospectos se necesitan conseguir para que uno de ellos termine comprando? ¿Cuántas ofertas se deben lanzar para que una se convierta en una venta?
Podemos utilizar los siguientes porcentajes para conocer cuál es el número esperado de cierres, en un periodo, dada una determinada cantidad de Oportunidades en el pipeline. O para calcular, cuantas Oportunidades es conveniente tener cargadas en cada fase para lograr el objetivo de ventas (cantidad de cierres).
Retomando los probabilidades de pasar de fase del ejemplo anterior, 50%,50%,10%,100%.
Si tiene 200 Oportunidades en Fase 1 = 200 x 50% x50% x10% x100%=5
Si tiene 100 Oportunidades en Fase 2 = 100 x 50% x10% x100%= 5
Si tiene 50 Oportunidades en Fase 3 = 50 x 10% x100%= 5
Si tiene 5 Oportunidades en Fase 4 = 5 x 100% = 5
Número Total de Oportunidades en Pipeline = 355
Número esperado de cierres =20
Esta distribución permite localizar dónde está el problema con su gestión si lo hubiere y poder corregirlo.
4.2 Análisis del Pipeline
Ejemplo sobre los diferentes estados del Pipeline y causas posibles.
Además de este análisis, el Pipeline puede brindarle a gerentes o supervisores del área de ventas, reportes para analizar:
Razones por las que se gana y se pierden las oportunidades.
Progreso de las oportunidades en relación con el proceso de venta.
Desempeño de los mejores vendedores / canales de venta.
Control del seguimiento de las oportunidades y la gestión de la venta.
Proyecciones de cierres de ventas para la toma de medidas correctivas.
Casos de uso del módulo de Hoja de ruta para equipo de vendedores.
El módulo de Hoja de ruta con Inteligencia artificial, es ideal para generar las rutas de su equipo comercial de forma automática.
Según la estrategia de cada empresa, los rutas pueden ser creadas por el supervisor, el gerente de venta, o el mismo vendedor, si es que tiene permisos para tal fin.
Una vez asignada la ruta, cada vendedor podrá visualizarla desde su dispositivo móvil.
En el siguiente video, se explica cómo. El video tiene sonido
