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Puma Energy pasó de recibir informes con 15 días de demora a recibirlos en tiempo real con Persat

Puma Energy pasó de recibir informes con 15 días de demora a recibirlos en tiempo real con Persat

Casos de Éxito – Como Puma Energy, logró optimizar los procesos de servicios técnicos y los controles de calidad en todas sus estaciones de servicio gracias a Persat

Empresa

Puma Energy es una empresa petrolera que desarrolla su actividad en los segmentos midstream y downstream como filial de la multinacional «Trafigura Beheer BV» dedicada al comercio de materias primas​ La empresa se dedica al suministro, almacenamiento, refinamiento, distribución y venta minorista de una variedad de productos petrolíferos,y desde 2015 opera más de 1.900 estaciones de servicio e instalaciones de almacenamiento de petróleo . Es una empresa líder mundial en energía que suministra, almacena y distribuye productos derivados del petróleo en 48 países en seis continentes. Fundada en 1997, tiene su sede en Singapur y Ginebra y centros regionales en Sudáfrica, Puerto Rico, Australia y Estonia, y emplea a más de 8.000 personas en todo el mundo.

Puma Energy tiene una red de 100 terminales de almacenamiento, más de 3,000 sitios minoristas y presencia en más de 80 aeropuertos. Su misión es energizar a las comunidades para ayudar a impulsar el crecimiento y la prosperidad al atender de manera sostenible las necesidades de sus clientes en países de alto potencial en todo el mundo

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Cristian Zucchi, Gerente Soporte Técnico en Trafigura (Puma Energy)

Adolfo Manitta, Supervisor de control de calidad y cantidad de combustibles. en Trafigura ( Puma Energy )

Cómo coordinaban los servicios técnicos en sus estaciones de servicio antes de Persat?

» Antes de Persat, el Servicio Técnico, el control de calidad, tenia un sistema que la recolección de datos era  a través de papel, luego de 10 días volvían los técnicos y generaban los reportes. 15 días de demora. en promedio Ahora con Persat, tenemos los informes en el mismo día»

»No teniamos automatizados los procesos, nos manejábamos mucho en papel, o por whatsapp y nos demandaba mucho tiempo el armado de los reportes. El mayor problema que teníamos era no contar con información en tiempo real. Facilito el control de insumos también» .

»Sin Persat hubiese sido imposible mejorar el sistema que teníamos, logramos tener los informes en el mismo momento en el se realizó el servicio o el control de calidad. Se suben a Persat y todos tienen acceso a esa información.

Algo importante es que tenemos todos los antecedentes de que paso en cada estación. a la hora de consultar podemos observar como fue la progresión de cada estación.»

Confianza a nivel Latam

La relación comercial exitosa entre ambas empresas, permitió que la colaboración no se limite únicamente a un país, la confianza traspaso fronteras permitiéndonos brindarles herramientas para optimizar sus procesos, reducir tiempo y costos operativos, en todo Latinoamérica.

Con la experiencia de Puma Energy queda comprobada la necesidad de adaptar los procesos de las empresas a la transformación digital para poder lograr procedimientos óptimos, tener mayor control sobre su negocio y brindarles a sus clientes un servicio de calidad.

Recomendarían Persat a otras empresas?

» Nosotros teníamos una necesidad, la de optimizar los Servicios Técnicos y el Control de Calidad  y Persat cumplió con la necesidades que teníamos, fue una solución a medida para nuestro requerimientos. Como dije antes…fue una solución 100 % y nos trajo sólo beneficios »

Cookins logro reducir hasta un 30% los tiempos y costos de planificación con Persat

Cookins logro reducir hasta un 30% los tiempos y costos de planificación con Persat

Empresa

Cookins es una empresa en servicios de alimentación institucional para comunidades grandes. Cuenta con 6 áreas de servicios donde desarrolla soluciones para:

  • alimentos envasados: viandas cerradas herméticamente
  • industrias y empresas: comedores industriales, en empresas y oficinas
  • minería, petróleo y construcción
  • máquinas expendedoras: snacks y golosinas, bebidas calientes y frías, productos sanos, preparados, sandwiches y ensaladas
  • entidades de salud: sanatorios, clínicas, hospitales y geriátricos
  • entidades gubernamentales: hospitales, penitenciarías, universidades, bancos, municipios

En Cookins siguen la filosofía de calidad Kaizen, aplicada desde hace varias décadas en empresas japonesas de primera línea y se trata de la mejora continua y planificación de procesos bajo un sistema de gestión de calidad para satisfacción de sus clientes.

Carlos Cattaneo – Responsable de Logística

Antes de Persat, como creaban las hojas de ruta para los repartos?

» Antes de Persat nuestra forma de trabajar era con planillas de excell, hacíamos la rutas y la compartíamos y si habia alguna modificación se volvía a circular la planilla. Gracias Persat pudimos optimizar las rutas y y ganamos muchísimo tiempo para planificar los recorridos’

Que es necesario para tener un proceso óptimo de logística ?

»Nos pasaba que con las entregas dependíamos de tener algún contacto con el chofer o los ayudantes y nos pasaba que cuando queríamos llamarlos, no nos atendía y dificultaba muchísimo la comunicación. Con Persat podemos estar en el minuto a minuto de la entrega , con la programación y el seguimiento de cada entrega. » 

Shop Gallery antes de Persat trabajaba con Planillas y las hojas de rutas las armaba con Excel

Shop Gallery antes de Persat trabajaba con Planillas y las hojas de rutas las armaba con Excel

Casos de Éxito – Como Duty Paid-ShopGallery, logro cubrir el aumento de la demanda e-commerce gracias a Persat y redujó los tiempos de planificación y entrega hasta un 30%

Empresa

Duty Paid / Shop Gallery: una empresa con tiendas en los principales aeropuertos de Argentina

Trabaja constantemente en ofrecer los mejores productos nacionales e internacionales para que se lleve buenos recuerdos de sus viajes, y hagas los regalos más especiales a sus seres queridos!

Se encuentra en la mayoría aeropuertos de Argentina brindando a la gente la posibilidad de acceder a la mas variada cantidad de productos, sumado a la posibilidad de dejar en depósitos sus cosas

Sergio Alberto Nuñez, Jefe de Logística y Mantenimiento en Duty Paid S.A

Ariel Alomo,

Cómo creaban las rutas para las entregas antes?

» Antes de Persat trabajábamos con Excel, las hojas de rutas las armábamos con Excel, era todo manual y ahora con Persat  agilizamos y optimizamos las entregas y pudimos potenciar el e-commerce»

» Implementamos Persat y  hubo un cambio muy drástico en la forma operativa, para el ruteo y seguimiento fue algo fundamental ya que no teníamos seguimiento, Hoy sabemos donde se encuentren los choferes y si cumplieron con las entregas»

La industria e-commerce se vio potenciada por el contexto mundial de la Pandemia, obligando a las empresas a recurrir a softwares que les permitiera cubrir eficientemente la demanda virtual que se generaba, sin afectar la calidad del servicio que brindaban a sus clientes finales.

Las empresas que no se han transformado digitalmente no han podido aumentar el volumen de entregas diarias.

Shop Gallery logró aumentar optimizar sus procesos de entregas y los tiempos hasta un 30%

La necesidad de contar con un Software de Ruteo para el e-commerce

» A nosotros Persat nos vino a agilizar el tiempo de armado de rutas. Nuestra empresa es nueva en e- commerce y tenemos una gran cantidad de entregas y Persat nos permitió agilizar y simplificar, el armado de rutas y las entregas»

» Yo recomendaría 100% a Persat, hace meses que fuimos evolucionando gracias a la herramienta muy favorablemente. Se ajusta a nuestras necesidades. Lo Recomendaría, la atención fue muy buena, el soporte es muy bueno y con Persat vamos por un muy buen camino»

¿Por qué falla la distribución de productos?

¿Por qué falla la distribución de productos?

Si ofreces servicios de entrega puerta a puerta es clave que te preguntes ¿Por qué fallan las entregas? De esta manera podrás identificar cuáles son los problemas que afectan la calidad de tu servicio. 

Más allá de querer solucionar todos los inconvenientes que pueden afectar la operación logística de tu empresa, esta pregunta te ayudará a conocer cómo son tus procesos, anticipar inconvenientes y desarrollar un plan de contingencia que te permita accionar a tiempo.

Los problemas en los procesos de entrega reflejan un servicio ineficaz y, es bien sabido, que la falta de fiabilidad ocasiona la pérdida de valiosos clientes. Pero sin llegar al extremo, los fallos también afectarán los costos de toda la operativa, ya que necesitarás de personal para gestionar los reclamos, conductores para realizar el retiro y reenvío de los productos, más los gastos relacionados con el transporte, entre otras cuestiones.

Entonces, se verán afectados los costos y los valores del servicio que ofreces a tus clientes.

¿Es efectivo tu servicio de distribución?

Hay cuatro aspectos que tu cliente tendrá en cuenta a la hora de evaluar tu servicio: 

  • Cumplimiento de fecha y horario
  • Integridad y seguridad del producto
  • Atención y trato recibido
  • Costo

Ofrecer un servicio de calidad implica cumplir con cada uno de estos aspectos. No obstante, son diferentes los motivos que pueden imposibilitar que cumplas con cada uno de estos aspectos.

Los problemas en la distribución física de productos

Algunas de las fallas más comunes en el proceso de distribución son las siguientes:

Fallos operacionales

Como retrasos al recoger y entregar la mercadería debido al tráfico vehicular no planeado o el corte de calles en la ruta de distribución. También puede deberse a la falta de personal/transportistas, fallas técnicas de los vehículos, entre otros.

Falta de comunicación con los conductores 

La imposibilidad de comunicarse o contar con información en tiempo real hará que sea imposible recoordinar viajes, avisar de la ausencia del cliente o actualizar cualquier información relevante para el cumplimiento de la ruta. Además, esto provocará que el área de atención al cliente no pueda dar respuesta a la consulta o reclamo del cliente hasta tanto no termine la jornada laboral.

Difícil acceso a datos históricos

Sin información acerca del proceso logístico no es posible crear un plan de contingencia para afrontar posibles inconvenientes.

Ausencia de supervisión

La falta de supervisión de los procesos operativos por parte de un responsable impide identificar aquellas actividades o fases del proceso que suelen ralentizar toda la operatoria, generando retrasos y tiempos muertos.

Falta de planificación

La ausencia de planificación en las tareas operativas del día y en las rutas de transporte impide que el trabajo se realice con eficiencia, provocando el desperdicio de recursos.

Falta de soporte tecnológico

Los procesos manuales de ciertas tareas operativas, como el registro escrito en papel de la entrega realizada o contactar al cliente en lugar de que reciba automáticamente una notificación,  tienen un alto porcentaje de error. Además, hacen que el trabajo realizado sea menos eficiente.

Ausencia de registros

No solicitar la conformidad por parte del cliente puede desencadenar en una importante pérdida de dinero, al tener que gestionar una devolución o reponer un producto frente al reclamo injustificado de un cliente. Es preciso contar con un registro digital de la operatoria, como los formularios digitales, para probar que el producto ha sido entregado en perfectas condiciones y bajo los términos acordados. 

Cualquiera de estas problemáticas impide que puedas brindar un servicio de entrega puerta a puerta de calidad. Identificar estas problemáticas en tu operativa de distribución logística y contar con un software logístico, como el de Persat, te permitirá reaccionar a tiempo frente a los posibles imprevistos. 

Formularios de entrega para identificar mejoras

Formularios de entrega para identificar mejoras

Si ofreces servicios de logística o te dedicas al reparto de mercadería debes saber que el proceso de entrega de pedidos involucra diferentes etapas. Las operaciones están relacionadas tanto a la recepción del pedido y su preparación como a la comprobación, por parte del cliente final, de la correcta recepción.

Una vez que el cliente realiza la compra, la logística se ocupa de garantizar que el producto llegue a destino de manera eficiente. Para la empresa de transporte el proceso no acaba con la planificación de unas rutas óptimas y el despacho de la mercadería. La comprobación de las condiciones de entrega también es una instancia fundamental del proceso, que muchas veces es olvidada.

¿Por qué registrar las condiciones de la entrega de productos?

Una vez que la mercadería es distribuida en el transporte y la ruta con los destinos es asignada, el conductor pasa a ser la cara visible de nuestro servicio. En este sentido, es quien asume la responsabilidad de hacer la entrega del producto en perfecto estado para cerrar el ciclo de la experiencia de compra del cliente.

Además de tener un registro que constate que la entrega ha sido realizada satisfactoriamente, es decir, que ya está en manos del cliente, validar esta información nos permite asegurarnos un registro histórico fehaciente de las operaciones. Esto nos servirá para identificar los motivos de nuestras fallas e identificar potenciales mejoras. Además, contaremos con pruebas que respalden nuestro accionar para evitar posibles fraudes o intentos de estafa.

¿Cómo se validan las condiciones de entrega de un pedido?

Aquí es cuando entran en escena los formularios de entrega o formularios digitales personalizados. A través de estos documentos el conductor deja constancia de la entrega del producto. Para respaldar esta información es posible, por ejemplo, solicitar al cliente final su firma o adjuntar fotografías.

Con Persat es posible convertir los formularios en papel a versión digital gracias a la multiplicidad de opciones de personalización que ofrece el software. De esta manera, el conductor podrá gestionar cómodamente los registros de la entrega de mercadería desde su teléfono móvil.

¿Qué registrar en un formulario digital de entrega?

Cada empresa tendrá una necesidad diferente en cuanto al registro de la información. Ya que esta estará atada al tipo de actividad comercial, al tipo de mercadería y un proceso logístico específico. Es decir, no es lo mismo repartir productos de una tienda de ecommerce, que hacer entrega de una máquina reparada. Es posible que, en este último caso, el cliente deba constatar el correcto funcionamiento del equipo antes de dar su consentimiento.

Con Persat la información de registro solicitada en el formulario podrá configurarse según la necesidad de cada empresa. Los campos de texto, botones o listas desplegables serán los registros que el conductor complete mientras entrega el producto. Estos podrán definirse con ciertas condiciones, como la obligatoriedad de la validación. También será posible especificar una base de datos para seleccionar, por ejemplo, un número de serie de una lista desplegable.

Asimismo, el conductor podrá recibir por medio del formulario digital, además de la información del pedido, indicaciones o las condiciones específicas de entrega, como el pago contra entrega, por ejemplo. 

Por último, todas estas condiciones de registro podrán ser guardadas en un tipo de formulario específico para su posterior reutilización. Lo mejor es que con Persat podrás crear y activar tu mismo estos modelos de registro sin necesidad de contactar al área de soporte.

¿Cómo sacar partido de los formularios de entrega?

Procesando todos los datos registrados para convertirlos en información útil. Es decir, en información que nos indique qué procesos de nuestro servicio están fallando y cuáles podemos mejorar.

Con el registro histórico de los datos, mediante los formularios digitales, y el módulo de reportes de Persat será más fácil definir estrategias y tomar decisiones que nos ayuden a mejorar nuestro servicio.